Compliance: 5 Schritte zum Erfolg
Definieren Sie, welche Regelungen eingehalten werden müssen. Sammeln Sie dazu alle Regeln, deren Einhaltung geprüft werden soll. Dazu gehören Rechtsquellen oder für unternehmensinterne Verbote und Beschränkungen entsprechende Arbeitsanweisungen.
Machen Sie Regelungen greifbar. Was genau ist verboten oder beschränkt? Konkrete Beispiele helfen zu verstehen, wie: „Es bedarf einer besonderen Genehmigungspflicht, Frequenzumrichter mit der Güterkontrollnummer 3 A 225 in den Iran auszuführen.“ Klären Sie, welche der Güter im eigenen Warenstamm von welchen Verboten und Beschränkungen betroffen sind.
Legen Sie den räumlichen Geltungsbereich der Regeln fest. Beispiel: „Produkt mit der Artikelnummer 0815 nicht in die USA liefern.“ Entsprechende Definitionen lassen sich natürlich auch für bestimmte Abgangsländer definieren.
Definieren Sie die Art der Beschränkung. Ist es ein Verbot? Ist eine Bewilligung oder Freigabe einzuholen – und wenn ja von welcher Stelle? Außerdem ist zu definieren, ob die Verbote und Beschränkungen (VuB) absolut gelten oder erst ab einer bestimmten Mengen- oder Wertgrenze.
Verankern Sie die Beschränkung. Je nach Beschaffenheit und Komplexität der Beschränkungen können die VuB über eine Funktion in der Software dem elektronischen Prüfkatalog hinzugefügt werden. Im Optimalfall gibt es für kritische Prüfergebnisse eine klare Kennzeichnung und Ergebnistexte mit Hinweisen auf das weitere Vorgehen sowie Links zu Formularen.
Fazit: Sie machen Ihr Unternehmen rechtssicher (und Mitarbeiter handlungssicherer), indem Sie Compliance-Vorgänge automatisieren. Bevor Sie eine Software einsetzen, müssen Sie Vorarbeit leisten. Ein guter Anbieter unterstützt auch dabei.
Hinweis: Die Redaktion hält unter E-Mail redaktion@fuchsbriefe.de Anbieteradressen bereit; Stichwort: „Compliance-Software“.
