Die digitale Betriebsprüfung richtig machen

Die Finanzverwaltung forciert die digitale Betriebsprüfung (BP). Seit zwei Jahren bestehen die Betriebsprüfer immer öfter auf den elektronischen Datenzugriff. Dies haben uns Unternehmer auf unserem FUCHS-Seminar „Betriebsprüfungen“ bestätigt. Viele Unternehmen sind auf diese Praxis der Beamten noch gar nicht eingestellt. Erst jedes zweite hat sich bisher damit beschäftigt, die eigene Buchhaltung fit für den Fiskus und eine digitale BP zu machen. Doch die Finanzverwaltung fordert laut PricewaterhouseCoopers (PwC) bereits bei 75% aller Prüfungen digitale Daten von den Firmen. Für Unternehmen kann die mangelnde Vorbereitung unliebsame Folgen haben. Häufigster Fehler: die Herausgabe zu vieler Daten. Für den Fiskus ist das oft ein gefundenes Fressen. Denn er bekommt einen sehr tiefen Einblick – und hat auch mehr Anhaltspunkte, um Beanstandungen finden zu können. Die Finanzverwaltung kennt die digitale Schwäche der Unternehmen. Sie nutzt Unwissenheit oder Unsicherheit voll aus. Etliche Betriebe berichten uns, dass die Prüfer einen „vollumfänglichen Datenzugang“ erwarten. Der Betrieb solle sich als „gläsern gegenüber der Finanzverwaltung verstehen“. Doch das ist Unfug. Unternehmen müssen dem Fiskus im Rahmen einer digitalen BP nur steuerrelevante Daten überlassen. Dies geschieht entweder durch Zugang zum System oder per Datenträger. Dafür müssen die Daten vor der BP aber entsprechend aufbereitet sein. Während einer laufenden BP ist dafür keine Zeit. Wird eine digitale BP anberaumt, muss die Buchhaltung zeitnah die Daten liefern. Dauert dies zu lange, wird regelmäßig ein Verzögerungsgeld angedroht und festgesetzt.

Fazit: Digitale Betriebsprüfungen bedeuten für Unternehmen einen zusätzlichen Anfangsaufwand. Der lohnt sich aber. Denn ist die IT einmal entsprechend ausgerichtet, können Unternehmer einer digitalen BP gelassen(er) entgegensehen und liefern nur die notwendigen Unterlagen.