Erfolgreich in Teilschritten digitalisieren
Nur wenige Unternehmen sind bisher digitalisiert, weil der Weg zum Ziel zu kompliziert erscheint. Um das Problem zu lösen, ist es sinnvoll, die Digitalisierung in Teilprozessen voranzutreiben. So bietet sich z.B. an, zunächst die komplette Ein- und Ausgangsrechnung zu digitalisieren. Die Ausgangsrechnung muss ab 2025 ohnehin digital empfangen werden können. Den gesamten Auftragsprozess bis zur Rechnungsstellung zu digitalisieren, ist sinnvoll, um die Arbeitsintensität und damit die Kosten zu senken.
Eine andere Möglichkeit ist, von den Auftragseingängen zunächst die internen Aufträge und die Produktionsplanung zu digitalisieren. Das kann zu einer integrierten automatisierten Produktionsplanung und -steuerung ausgebaut werden. Eine weiterer Ansatz kann ein Dokumentenmanagement-System sein, um eine papierlose Verwaltung zu erreichen.
ERP-Programme: Hoher Aufwand, aber großer Nutzen
Mit einem ERP-Programm können die gesamten Unternehmensabläufe über Software gesteuert werden. Einige Software-Anbieter in Deutschland haben sich auf kleinere und mittlere Unternehmen spezialisiert. Dazu gehören z.B. Softengine, Microtech oder Gus ERP. Mit Nuclos gibt es auch eine freie und quelloffene ERP-Software. Häufig bieten die Softwareunternehmen spezielle Branchenlösungen an, die eine Anpassung auf die Abläufe im Unternehmen erleichtern.
Die Investitionen und der Aufwand, eine ERP-Software über das gesamte Unternehmen zu installieren, sind erheblich. Die Einführungszeit für die Software beträgt etwa 18 bis 24 Monate. Sie bietet aber auch große Vorteile. So hat etwa der hessische Gummiwarenhersteller Rex Gummitechniken GmbH & Co KG mit ERP-Software als Grundlage seine gesamte Verwaltung automatisiert. Alle Prozesse im Unternehmen können in Echtzeit überwacht und gesteuert werden. Nachts produziert das Unternehmen einige Produkte komplett automatisiert und ohne Personal. Früher arbeiteten sieben Mitarbeiter in der Verwaltung, heute noch einer. Alle Verwaltungsprozesse werden von der Software übernommen.
