Erst Kennzahlen machen Ihre Erfolge messbar

Durch mangelnde Transparenz verschwenden Mitarbeiter viel Geld im Betrieb. Das Problem im indirekten Einkauf sind mangelnde Kennzahlen zur Leistungsmessung. Die Folge: Potenziale verpuffen durch das unprofessionelle Bearbeiten bzw. Beschaffen von C-Artikeln, MRO-Materialien (Wartung, Reparatur und Betrieb) und Dienstleistungen.

Im Indirekten Einkauf existieren kaum Kennzahlen zur Leistungsmessung. Das heißt: Starten Sie mit einer Analyse des Ist-Zustands. Beurteilen Sie schon vorhandene Informationen hinsichtlich Nutzen. Recherchieren Sie alternative Kennzahlensysteme (Literatur, Verbände). Die Auswahl Ihrer neuen aussagekräftigen Kennzahlen muss sich an Ihren Abteilungs- und Unternehmenszielen ausrichten. Allgemeine Standards sind nicht zielführend.

Beispiel-Kennzahlen

In der Maschinenbaufirma, die unserem Beispiel zugrunde liegt, entschied man sich für die künftig laufende Betrachtung folgender Kennzahlen bzw. Informationen:
• Termintreue der Lieferanten
• Erzielte Einsparungen im Einkauf
• Geleistete Stunden (Budget)
• Anzahl der Bestellpositionen und Bestellwert je Einkäufer
• Anzahl der Lieferanten
• Kumuliertes Einkaufsvolumen pro Einkäufer

Überblick durch Scorecard

Im nächsten Schritt gilt es, den Detaillierungsgrad und die Art der Visualisierung festzulegen. Es empfiehlt sich die Darstellung der Kennzahlen auf einer Scorecard-Seite (Berichtsbogen; gespeist aus einem Spend-Tool). Beispiel: Maßgabe „Qualität geht vor Quantität". Die Scorecard warnt Sie rechtzeitig vor negativen Trends. Sie können früher gegensteuern, etwa bei Überschreitung abgestimmter Budgets und geleisteter Stunden. Lieferanten können Sie so (endlich) auch mangelnde Liefertermintreue nachweisen.

Erfolgsfaktoren

Um ein Kennzahlensystem einzuführen, brauchen Sie auch im Bereich „Indirekt" Zeit. Haben Sie ausreichend Kapazitäten? Wie wollen Sie Akzeptanz bei den Mitarbeitern herbeiführen? Informieren Sie schon vor dem Projektstart und berichten Sie dann turnusmäßig über Fortschritte, Erfolge, abgeleitete Erkenntnisse sowie Änderungen im Prozessablauf. Legen Sie eindeutige Verantwortlichkeiten fest.