VEMAG: Wie KI den Einkauf revolutioniert
Der Mittelständler VEMAG hat seinen Einkauf digitaler aufgestellt und mit KI unterstützt. Das hat viele positive Effekte. FUCHSBRIEFE haben das System unter die Lupe genommen.
Maschinenbauer digitalisiert den Einkauf
Die VEMAG Maschinenbau GmbH ist ein weltweit führender Maschinenbauer für die Lebensmittelindustrie (1.000 Mitarbeiter). Der Exportanteil liegt bei über 80%. Der Einkauf ist nach Materialgruppen gegliedert und wird von einem 16-köpfigen Team gesteuert. Das Materialportfolio umfasst über 60.000 aktive Teile.
Ziel der Digitalisierung war es, durch den Einsatz von KI die direkten Beschaffungskosten deutlich zu senken. Denn vor der Digitalisierungsstrategie wurde vor allem regional beschafft. Große Einkaufsvolumina wurden individuell verantwortet. Der Fokus lag auf operativen Prozessen. Es fehlte vor allem an Transparenz, vieles lief noch manuell, war also zeit- und fehleranfällig.
KI optimiert Prozesse und Preise
Die KI soll Einsparpotenziale identifizieren und Prozesskosten optimieren. Zentrale Neuerung: Eine selbstlernende KI erweitert das bestehende ERP-System. Sie analysiert Bestellungen und Rechnungen in Echtzeit. Die KI erkennt Einsparpotenziale automatisch und informiert die zuständigen Einkäufer aktiv. Ein selbstüberwachendes Modell filtert relevante Abweichungen und verbessert sich kontinuierlich durch Feedback aus dem Einkauf. Die Effkte:
- Bündelung: Häufige Einzelbestellungen werden zu größeren Mengen zusammengefasst (Preisvorteile)
- Rabattpotenzial: Wachsende Abnahmemengen ohne Preisreduktion deuten auf Verhandlungsspielraum hin.
- Preisprüfung: Unveränderte Preise trotz Marktschwankungen werden erkannt, neu verhandelt oder ausgeschrieben.
- Preissteigerungen: Schleichende Aufschläge werden kumuliert sichtbar gemacht.
- Preisunterschiede: Unterschiedliche Preise für identische Artikel werden erkannt und vereinheitlicht.
- Prozessoptimierung: Mehrere Bestellungen mit gleicher Lieferfrist werden zusammengeführt.
- Fehlererkennung: Unerwartete Preissprünge lösen eine Prüfung aus.
- Lieferantenmix: Kostenungünstige Verteilungen zwischen Lieferanten werden identifiziert und können korrigiert werden.
Schnell hohe Kosteneinsparungen
Der finanzielle Effekt ist gewaltig. In den ersten beiden Betriebsjahren wurden bereits direkte Beschaffungskosten im mittleren sechsstelligen Bereich eingespart. Der operative Aufwand sank deutlich (manuelle Datensuche entfiel). Verhandlungsvorbereitungen gestalteten sich dank KI deutlich effizienter (Zeitersparnis: 80%).
Zudem reduzierten sich Prozesskosten in fünfstelliger Höhe (Bestellbündelung, Zusammenfassung von Buchungs-, Prüf- und Logistikvorgängen). Ökologisch senkt die Bündelung von Kleinbestellungen neben Einkaufspreisen auch den Transport- und Verpackungsaufwand.
Fazit: Das Best-Practice-Beispiel zeigt, wie digitale Lösungen im Einkauf echten Mehrwert für das Unternehmen bringen. Das VEMAG-Konzept wurde dafür gerade vom Einkäuferverband BME mit dem „Procurement Excellence Award (KMU) 2025“ ausgezeichnet.
