Vom Einkauf der Profiklubs lernen
Der Profifußball wird sich künftig stärker um die Ausgabenseite jenseits der Kicker-Millionen kümmern. Corona dürfte der Funktion «Beschaffung» einen Schub geben. Lesen Sie, wie sich der Einkauf in den Klubs freikämpft. Davon können auch andere Unternehmen lernen.
In der 1. und 2. Bundesliga kicken 36 Klubs. Aber nur ein kleiner Teil hat bisher erkannt, dass „im Einkauf der Gewinn liegt". Der Fokus liegt traditionell auf den Ausgabenpositionen „Personal“ (hier: Klubmitarbeiter - bei Schalke immerhin rund 2.000 zwischen 2013 und 2019) und „Merchandising“. Fanartikel werden in aller Regel nicht von gelernten Einkäufern betreut – selbst wenn es eine Abteilung Einkauf gibt. Diese attraktive, heilige Kuh will keiner kampflos abgeben. Folge: Hier wird viel Geld verschenkt.
Mengen bündeln und ausschreiben
Mittlerweile trauen sich erste Klubs, zumindest ein bis zwei Einkäufer zu beschäftigen. Deren Aufgaben: Implementierung eines Einkaufstools, Umstrukturierung von Rechnungslauf und Bedarfsdokumentation (lückenlos), Mengenbündelung, Verhandlungsführung, Lieferantenauswahl und -bindung, Vertragsmanagement, Barter-Deals, Einsatz von Tankkarten, Ausschreibung von Reinigungsleistungen (Stadion, Büros, Liegenschaften etc.), Fuhrpark, Versicherungen etc. Primär gilt es, Savings (Einsparungen) zu generieren, und das möglichst nachhaltig.
SV Werder, Schalke 04, VfL Bochum
Beim SV Werder Bremen (bis vor Corona 25 Mio. Euro Einkaufsvolumen) laufen über das Tool "e-Philos CM Procure 5.0." rund 2.000 Bestellungen (Ziel: 12.000). Von Beauftragung von Bauleistungen bis Büroartikel. An der Weser weiß man: Wer die Bestimmung der Menge den Fachabteilungen überlässt, hat keine Kontrolle. Auch bei Schalke 04 kommen die Bedarfsanforderungen aus den Fachabteilungen. Aber die Verträge schließt der Einkauf. Zudem blickt man hier genau auf Compliance-Richtlinien – aus Bequemlichkeit Bartern (Leistung gegen Leistung ohne Rechnung) geht nicht.
Der Einkäufer des VfL Bochum hat bereits nach seinem ersten Beschäftigungsjahr Einsparungen zwischen 15 und 45% erreicht: etwa bei Arbeitskleidung, Physiobedarf, Büromaterial und Greenkeeping-Bedarf. Zudem konnte er die hohen Transportkosten für die VfL-Teams reduzieren.
VfL Wolfsburg
Die „Wölfe“ beziehen einen Großteil der Bedarfe, wie Reisedienstleistungen oder IT-Hardware, direkt über Konzernverträge – zu besten Konditionen. Marktanfragen laufen über die Konzern-Global-Sourcing-Plattform GLOBE. Alle Lieferanten müssen sich registrieren und einen Compliance- und Nachhaltigkeits-Check absolvieren. Eine Beauftragung kann nur nach positivem Rating erfolgen. Der Klub bildet den gesamten Beschaffungsprozess papierlos ab (mit Genehmigungsprozess, Bestellauslösung, Archivierung). Kleinbedarfe werden auch über Amazon Business beschafft. Nächstes Projekt: Travel Management.
Andere Klubs
Bayer 04 Leverkusen und Eintracht Frankfurt sind seit Jahren gut aufgestellt. St. Pauli, der HSV und RB Leipzig haben Einkäufer eingestellt. Mainz 05 weiß um die Problematik, kann derzeit aber keine Ressourcen freischaufeln. Hannover 96 erledigt die erwähnten Materialgruppen im Bereich Finanzen mit. Der Verein wird aber über kurz über lang strukturierter vorgehen.
Fazit: Die erwähnten Klubs (Auswahl) sind beispielgebend für andere Profivereine – aber auch für KMU anderer Branchen. Oft meint dort der Chef, selbst der beste Einkäufer zu sein. Oder man stattet den Einkauf nur unzureichend mit Befugnissen aus. Das ist einfach nur teuer. Spezialisten, die (auch) Digitalisierung können, rechnen sich im Einkauf immer.
