Meldekanal für Whistleblower einrichten

Ende Dezember muss ein Großteil der Unternehmen einen internen Meldekanal eingerichtet haben, der interne und externe Hinweisgeber schützt. Kleinere Unternehmen haben noch 15 Monate Zeit, sollen sich aber schon jetzt mit dem Thema befassen.

Zur sog. EU-Whistleblower Richtlinie 2019/1937 hat das Bundeskabinett am 27.7.2022 den Regierungsentwurf beschlossen. Damit wurde das Gesetzgebungsverfahren eingeleitet. Sobald das Gesetz Ende 2022 in Kraft getreten ist, sind Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern (über 50 Mitarbeiter ab 17.12.2023) verpflichtet, einen internen Meldekanal einzurichten, der die Vertraulichkeit von Hinweisgebern und deren Meldung sicherstellt. Über ein solches Hinweisgebersystem können dann z. B. Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten oder Partner Regelverstöße oder Missbrauch melden.

CMS

Nutzen Sie dafür passende IT. Ein rechtskonformes IT-gestütztes Hinweisgeberschutzsystem und ein strukturiertes Compliance-Management-System (CMS) leisten wertvolle Hilfe bei der Schadensbegrenzung und -verhinderung – und bieten zudem Wettbewerbsvorteile. Es muss dabei auf die individuellen Anforderungen eines jeden Unternehmens/jeder Organisation hin eingerichtet und in das bestehende CMS eingebunden werden. Nachdem alle Beteiligten informiert und geschult worden sind, sollte das Projekt intern und extern kommuniziert werden. Zudem sind die Beauftragten bei der Bearbeitung der Meldungen neutral und kompetent zu unterstützen bzw. zu beraten.

Meldekanäle

Bei Meldesystemen können Sie zwischen unterschiedlichen Meldekanälen und Hinweisgebersystemen wählen. Die werden entweder intern von zuständigen Personen und Abteilungen betrieben. Sie erlauben es aber auch, einen externen Dritten, etwa Ombudsanwälte, einzubeziehen.

Beispiel Würth

Bei Würth werden Mitarbeiter durch interne "Code of Compliance" für das Thema Compliance und Hinweisgeberschutz dafür sensibilisiert, Whistleblowing in der Praxis anzuwenden. Gleiches gilt z. B. für Lieferanten, die mit einem Code of Conduct zu Einhaltung von Recht und Gesetz verbindlich herangezogen, aber auch angehalten werden, ihre Angestellten im Beschwerdefall zur aktiven Nutzung des Hinweisgeberschutzsystems aufzufordern. Würth konnte bereits durch einen Hinweis einen Veruntreuungsfall aufklären. Konsequenz: Schaden begrenzt - Verursacher zur Rechenschaft gezogen.

Chance statt Zwang

Unsere Compliance-Experten (Pforzheim, www.hinweisgeberschutzsystem.com) sagen: Trotz des gesetzlichen Zwangs sollten betroffene Unternehmen die Einführung eines Hinweisgebersystems nicht nur als bloße gesetzliche Notwendigkeit, sondern als Chance begreifen. Damit ziehen sie aus der gesetzlichen Verpflichtung unternehmerische Vorteile.