E-Rechnung spart viel Geld

Die elektronische Rechnung (E-Rechnungen), die ab Anfang 2025 obligatorisch ist, wird dem Mittelstand weiterhelfen. Durch sie werden die Abläufe produktiver und der Cashflow besser geregelt. Das stellte Sage in einer Befragung von mehreren tausend Betrieben in der EU fest.

Ersparnisse durch Digitalisierung

E-Rechnungen werden in KMU etwa 50% der Zeit sparen, die bisher für die Zahlungsabwicklung nötig ist. Im Durchschnitt wären das rund 13.500 Euro pro Betrieb pro Jahr. Zudem ebnet die E-Rechnung den Weg zu einer durchgehenden Digitalisierung. Immerhin jedes fünfte KMU will die Ersparnisse in KI-unterstütztes Rechnungswesen investieren. 

Betriebe müssen ihre Software auf die E-Rechnung ausrichten. Denn E-Rechnungen haben ein spezielles Datenformat. Das erlaubt es, die Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format auszustellen und zu übermitteln. Elektronische Rechnungen sind nicht manuell, sondern nur maschinenlesbar und müssen verschiedenen europäischen Normen entsprechen. Gängige Formate in Deutschland sind die XRechnung oder das ZUGFeRD-Format. 

PDF verliert seine Gültigkeit 

Klassische PDF-Rechnungen gelten ab Januar nicht mehr als elektronische Rechnungen (sie sind nur eine Bilddatei). Diese Regelung gilt für leistende Unternehmen und Leistungsempfänger mit Sitz in Deutschland. Für eine Übergangsphase bis 2027 sind für die Rechnungssteller zwar einige Ausnahmeregelungen möglich.