Fit für die E-Rechnung
Ab Januar 2025 kommt kein Unternehmen mehr um die E-Rechnung herum. Der Vorrang der Papierrechnung wird entfallen. FUCHSBRIEFE geben Ihnen einen Ablaufplan an die Hand, wie Sie noch bis zum Jahresende ihre Systeme umstellen können.
Unternehmen haben noch einige Wochen Zeit, sich fit für die E-Rechnung zu machen. Die wird aber 1. Januar 2025 verpflichtend. Für den Empfang elektronischer Rechnungen muss dann jedes Unternehmen aufgestellt sein. Einige Ausnahmen gibt es noch für den Versand von Rechnungen. Es lohnt sich für Unternehmen aber, gleich vollständig die Systeme umzustellen.
To do Liste für die Umstellung auf E-Rechnungen
Die Umstellung auf E-Rechnungen ist gar nicht so schwer. Hier die To-do-Liste: Legen Sie fest, welche Softwarte genutzt wird. Legen Sie eine ausschließlich für den Rechnungseingang genutzte E-Mail-Adresse fest. Schon haben Sie alle Rechnungen in einer einzigen Adresse gebündelt. Teilen Sie diese Postfach-Adresse allen Geschäftspartnern mit. Aktualisieren Sie in diesem Zuge gleich die Kundendaten (Ansprechpartner usw.). Prüfen Sie zu Beginn ihren Spam-Ordner und korrigieren Sie ggf. Irrläufer.
Nach dem gleichen Muster können Sie den Rechnungsausgang organisieren. Erkundigen Sie sich bei allen Geschäftspartnern nach deren zentralisierter Rechnungseingangs-Adresse. Auch wenn eine Verpflichtung für den Empfang besteht, bitten Sie um Erlaubnis für die Umstellung auf E-Rechnung. Das gehört zum guten Ton. Prüfen Sie zu Beginn auch engmaschig, ob der Versand der Rechnungen funktioniert hat, damit Sie nicht in Liquiditätsprobleme laufen.
Der Zeitplan für die Umstellung
- Am 1.1.2025 entfällt der Vorrang der Papierrechnung. Jedes Unternehmen muss dann E-Rechnungen empfangen können und darf sie versenden.
- Bis 2027 dürfen noch Papierrechnungen versendet werden. Andere elektronische Rechnungsformate (z.B PDF) dürfen Sie noch mit Einwilligung des Empfängers versenden.
- Ab dem 1.1.2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz zwingend E-Rechnungen (B2B) versenden. Unternehmen mit weniger Vorjahresumsatz dürfen noch Rechnungen (Papier, PDF) auf den Weg bringen. Die Akzeptanz dafür dürfte im Markt dann allerdings schon stark gesunken sein.
- Ab dem 1.1.2028 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen ausstellen. Alle EDV-Systeme müssen dann an die gesetzlichen Bestimmungen angepasst sein.
Fazit: Solide geführte Unternehmen warten nicht bis zur letzten Minute mit der Umstellung. Wichtig ist die Abstimmung mit allen betroffenen Geschäftspartnern.
Hinweis: Es gibt inzwischen diverse Anbieter, die einen kompletten Abwicklungsservice offerieren (z.B. Datev, Steuerberater).
