Mit dem Firmenwagen in den Urlaub

Sommerzeit ist Urlaubszeit - darum sollten Unternehmen ihre Regularien für die Nutzung des Dienstwagens wasserdicht machen. Denn auch wenn den Mitarbeitern die private Nutzung des Firmenwagens erlaubt ist, sollte allen Beteiligten klar sein, welche Rechte und Pflichten sie haben. Das ist besonders wichtig bei Fahrten ins Ausland. 

Knifflig wird es dann, wenn der Dienstwagen auch privat genutzt werden darf. Das ist in den meisten Betrieben der Fall. Allerdings sind die konkreten Regelungen von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich. Zudem sind die Regularien der Nutzung des Firmenwagens oft in verschiedenen Verträgen geregelt (z.B. Anstellungsvertrag, Dienstwagenordnung, Dienstwagenüberlassungsvertrag).

Checkliste für Urlaubsfahrten mit dem Dienstwagen

Im Grundsatz gilt: Besitzer eines Dienstwagens müssen sich vor Urlaubsantritt vergewissern, was für sie rechtlich zulässig ist und wann eine unerlaubte Nutzung vorliegt. Rechtsanwalt Christoph Hartleb hat für LeasePlan eine Checkliste erstellt. Unternehmen sollten klären:

• Wer darf fahren? Legen Sie konkret fest, wer sich ans Steuer setzen darf. Im Idealfall sind Details geregelt (erlaubte Fahrer, Mindestalter/Fahrerlaubnis, in welchen Fällen dürfen andere Personen fahren).
• Ordnungsgemäßer Zustand: Dienstwagennutzer sollten sich auch über die gesetzlichen Vorgaben im Ausland informieren. In manchen Ländern müssen Warnwesten für Fahrer und Beifahrer pro Sitzplatz an Bord sein. Manche Länder schreiben Feuerlöscher an Bord vor. Bei Verstößen droht Bußgeld.
• Versicherungsbedingungen: In Vereinbarungen kann es Einschränkungen geben, teilweise bezogen auf die Versicherungsbedingungen, teilweise auch auf bestimmte Länder. Empfehlung: Da bei einer Privatfahrt der Mitarbeiter bei Verschulden regelmäßig voll haftet, ist eine Vollkaskoversicherung gut.
• Internationale Versicherungskarte: Diese erleichtert bei einem Autounfall im Ausland die Schadensabwicklung. Bei Reisen in einige Länder muss man sie zwingend mitführen. Klären Sie auch, ob für das Fahrzeug ein Schutzbrief besteht. Hinweis für den Fall der Fälle: Führen Sie einen europäischen Unfallbericht mit (Download im Internet).
• Tank- bzw. Ladekarte: Regeln Sie, ob und in welchem Umfang Tank- oder Ladekarten bei Urlaubsreisen genutzt werden dürfen. Häufig gibt es Vorgaben, dass z.B. Kraftstoffe, Strom und andere Betriebsmittel nicht oder nur limitiert mit der Tank- bzw. Ladekarte während der Urlaubszeit bezahlt werden dürfen.