Unternehmen müssen Whistleblower-System einführen
Große Unternehmen fordern von ihren Lieferanten inzwischen immer öfter ein Hinweisgeberschutzsystem. Sie wissen: Der Bundestag hat am 16.12.2022 das Hinweisgeberschutzgesetz beschlossen. Es wird voraussichtlich im Mai 2023 in Kraft treten. Alle Unternehmen und Organisationen mit mehr als 250 Mitarbeitern sind dann verpflichtet, einen internen Meldekanal einzurichten, der die Vertraulichkeit von Hinweisen von Whistleblowern sicherstellt.
Das System im Unternehmen umsetzen
Unternehmen sollten die verbleibende Zeit nutzen, sich vorzubereiten. Das Hinweisgeberschutzsystem ist ein digitales Maßnahmenbündel zur Meldung von Verstößen gegen Gesetze oder interne Richtlinien sowie von Fehlverhalten (z.B. Diebstahl, Betrug, Korruption, Mobbing, Diskriminierung). Das System muss eine vertrauliche Kommunikation zum Schutz der Hinweisgeber, belasteten Personen und Mitarbeitern rund um Unternehmen/Organisation gewährleisten. Die Meldung erfolgt an den Arbeitgeber bzw. an die von diesem beauftragte Personen.
Compliance- und CSR-Experte Michael Hager (Pforzheim) hat gegenüber FUCHSBRIEFE das Wesentliche für die Umsetzung im Unternehmen zusammengefasst.
- Pflicht: Einrichtung interner Meldekanäle, darauf folgende Maßnahmen, Rückmeldung an Hinweisgeber
- Empfangsbestätigung innerhalb von 7 Tagen
- Qualifizierte, inhaltliche Rückmeldung innerhalb von 3 Monaten
- Wahrung von Vertraulichkeit und Identität (Hinweisgeber, Betroffene)
- Verarbeitung personenbezogener Daten (gemäß EU-DSGVO)
- Dokumentation und Aufbewahrung aller Meldungen
- Löschung: 24 Monate nach Verfahrensabschluss
Maßnahmen
- Definition: Compliance-Beauftragter bzw. Verantwortlicher und deren Schulung im Umgang mit Hinweisen (gesetzliche Vorgabe)
- Technische Einführung, Definition: Meldekategorien und Eskalationsmaßnahmen im Schadensfall
- Beauftragung einer externen neutralen Meldestelle
- Sensibilisierung: Führungsebene und Mitarbeiter
- Einbezug des Betriebsrats
- Offene interne/externe Kommunikation (Nutzen, Abgrenzung zum Denunziantentum etc.)
Kein Ausruhen
Ab 17.12.2023 sind auch diejenigen Unternehmen/Organisationen zur Systemeinrichtung verpflichtet, die mehr als 50 Mitarbeiter beschäftigen. Große Unternehmen fordern den Nachweis eines solchen Systems allerdings oft schon jetzt. Etliche Lieferanten, die (noch) nicht verpflichtet sind, werden also schon deutlich eher liefern müssen.
