Unternehmen behandeln eines ihrer wichtigsten immateriellen Güter nicht sehr pfleglich: Verträge. Die finanziellen Schäden sind enorm. Dabei gibt es längst intelligente Software-Lösungen.
Folgeschäden, die aus unprofessionellem Umgang mit Verträgen resultieren, summieren sich pro Jahr auf dreistellige Milliardenbeträge. Ursachen sind Intransparenz und Kommunikationslücken. Insbesondere bei länderübergreifenden Aktivitäten kann der Schaden hoch sein. In vielen Unternehmen gilt es, hunderte und nicht selten tausende Verträge im Blick zu behalten. Mit einer Flut an Versionen, Änderungen, Nachträgen, Anhängen, meist zugeleitet in Print und E-Mails. Wer vertragsrelevante Infos in Excel-Tabellen „pflegt“, handelt grob fahrlässig. Ebenso wer sich noch archaische Aufbewahrungsmethoden mit Medienbrüchen „leistet“. Denn: Unterschiedliche Kenntnisstände, Inaktualitäten und langatmige Suchprozesse führen unweigerlich zu rechtlichen Schwierigkeiten mit erheblichen finanziellen Schäden. Geraten beispielsweise Fristen bei Leasing- oder Mietverträgen aus den Augen, verlängern sich Abkommen zu überholten und nachteiligen Konditionen stillschweigend. Auch bei einem Wechsel bzw. Ausscheiden von „wissenden“ Mitarbeitern oder Umzugsmaßnahmen im Unternehmen drohen durch Orientierungslosigkeit Folgeschäden. Inzwischen gibt es Software-Lösungen, die auf den Unternehmensbedarf angepasst werden können. Geschäftsführung, Buchhaltung/Controlling, Revisions- und Rechtsabteilung können auf Knopfdruck dieselben relevanten Infos über den kompletten Vertragslebenszyklus ziehen: Vertragserstellungsprozess, Verhandlungsrunden und Genehmigungen, Vertragsnutzung mit Einspar- und Compliance-Zwecken, Monitoring von Vertragsmeilensteinen, Pflichten und Rechten, Zugriff auf die Historie, sichere Ablage von Dokumenten und konsequentes Fristenmanagement. Bei kritischen Vertragsbestimmungen werden automatisch Verbesserungen vorgeschlagen.
Fazit: Sorgen Sie für Überblick in Sachen Verträge. Machen Sie Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter handlungssicher. Es gibt eine Reihe von Anbietern mit interessanten Lösungen. Auf Nachfrage geben wir Ihnen Infos. Schreiben Sie uns eine Mail an redaktion@fuchsbriefe.de.
Aufgaben/Vorteile des Vertragsmanagements
Schaffung von Rechtssicherheit
Unterstützung von Controlling und Compliance
Erleichterung von Datensicherheit
revisionssichere Aufbewahrung
Festlegung zentraler Ablageorte
Herbeiführung von gleichem Kenntnisstand
Transparenz über Genehmigungs- und Freigabeprozesse
Verkürzung des Suchprozesses (Zugriff auf Knopfdruck)
Schaffung von Transparenz über Art und Inhalt von Verträgen
Standardisierung von Vertragsinhalten
Filtern relevanter Informationen
Überwachung von Einhaltung von Inhalten, Vertragslebenszyklen, Exklusiv-/Sondervereinbarungen
Überwachung von (unregelmäßigen) Zahlungsterminen und Zahlungsverhalten
Information bei Vertragsänderungen (Preise, Konditionen, Fristen etc.)
Zugriff auf Änderungshistorie aller Verträge
stichtagsgerechte Erinnerungs-/Wiedervorlage- und Alarmfunktion
Verhindern von Mehrarbeit, Redundanzen und unabgestimmten Inhalten
Verhindern von paralleler Pflege der Stammdaten in mehreren Systemen
Zuweisung von Rollen und Verantwortung
Überblick über Projekte, Lieferanten/Dienstleistungspartner
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