Vergessen Sie die althergebrachten Methoden des komplexen, schwierigen Mahnwesens! Es gibt neue Möglichkeiten, um schneller ans Geld zu kommen.
Zumeist stellen Unternehmen unpersönliche, intransparente Rechnungen – und das zu spät. Denn: Erschreckend viele Unternehmen kennen ihre Gesamtforderungssumme nicht! Nicht wenige Kunden lassen sich systematisch mehrfach mahnen. Sie reizen auch danach noch eine Frist aus, weil sie die trägen Standardprozesse ihrer Gläubiger kennen. Andere Kunden sind lediglich vorübergehend in Nöten und nicht aufs Ausnutzen aus.
Ihr Forderungsmanagement sollte unvorhersehbar sein und in bestimmten Fällen positiv überraschen. Voraussetzung: Sie sind Herr über Fristen und nicht Ihr Kunde! Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick über Ihre Außenstände und den Stand der Fristen. Ziel muss es sein, im Rückstand Befindliche möglichst frühzeitig transparent zu machen. Diese Personen/Firmen sollten Sie zeitnah zum Zahlen bewegen. Und zwar lange bevor der klassische Inkassoprozess ansetzt. Belohnen Sie Säumige durch flexible Zahlungsziele: Wer früher zahlt, zahlt weniger. Das beflügelt.
Eine geschickt getimte Mahntelefonie durch Dienstleister kann schon nach der ersten Mahnung einsetzen. Sie sollte im Namen Ihrer Firma auftreten. Diese Telefonisten gilt es, gesondert zu schulen: Sie sollten nicht plump drohen, sondern auf Augenhöhe argumentieren. Sonst eskalieren solche Gespräche schnell. Persönlicher Dialog wirkt vielfach Wunder! Mitarbeiter aus Ihrem Hause eigenen sich für die Mahntelefonie oft nicht. Sie reagieren schnell emotional. Das klassische Inkassobüro sollten Sie erst dann hinzuziehen, wenn die Kundenbeziehung nicht mehr rettbar scheint.
Einen gewissen Bodensatz an Zahlungsunfähigen haben Sie in jedem Fall. Hier empfiehlt es sich, den Weg zur Schuldnerberatung anzuregen. In jedem Fall gilt: Kunden nicht verschrecken und so an Konkurrenten verlieren, sondern versuchen, sie langfristig zu halten. Rückgewinnung ist teurer als cleveres Reklamationsmanagement. Übrigens: Untersuchungen der Call-Center-Dienstleister zeigen, dass hohe Stimmen (Frauen) als weniger kompetent und entschlossen am Telefon wahrgenommen werden.
Fazit: Wir wissen aus den Kreditabteilungen großer deutscher Banken, dass diese Methoden in der Praxis funktionieren. Nutzen Sie ihre Chancen, schneller an ihr Geld zu kommen. Das spart möglicherweise hohe Kontokorrentzinsen.
Checkliste Forderungsmanagement
Außenstände kennen und so frühzeitig beeinflussbar machen
Potenzialkunden trotz aktueller Zahlungsschwierigkeiten erkennen und halten
serviceorientierte Ansprache definieren
Briefe übersichtlich gestalten; freundlich und nachvollziehbar texten
Einsatz spezialisierter Dienstleister prüfen
Gesprächspsychologie und Ziele besprechen
frühzeitig Mahntelefonie installieren, bevor Inkasso ansetzt
Unternehmenskultur ändern (ggf.): Wir wollen Kunden halten, nicht verlieren