Softwareeinsatz spart Zeit und Geld

Immer mehr Firmen stellen auf software-gestützte Vertragsverwaltung um. Die Gründe liegen auf der Hand: Verträge in Papierform führen immer wieder zu verpassten Fristen. Bei Kündigung oder Gewährleistung etc. wird das teuer. Und: Wenn Sie „alte" Klauseltextbausteine in neue Dokumente einfügen, sind Sie kaum rechtssicher unterwegs. Hinzu kommt eine meist zeitaufwändige Suche. Nur so sind Sie compliant.

So funktioniert's

Die elektronische Verwaltung hat eine Reihe an Vorteilen. Bei Archivierung in der Datenbank nutzen Sie Vorlagen und Klauselmanagement. Sie recherchieren via Suchfunktion. Vertragsdaten eingeben, Vorlage wählen, dann matcht die Software die passende Vorlage. Klauseln und Kombinationen haben Sie vorab von Ihrer Rechtsabteilung geprüft und freigegeben. Mitarbeiter brauchen dann im Prinzip kein juristisches Wissen. Sie können mit geringem Aufwand Vertragsdokumente im Corporate Design bearbeiten.

Beispiel Einkauf

Über den Vertrag werden beispielsweise Ihre Bedingungen formuliert, die für einen Zulieferer gelten. Etwa Vertragsart, Warenart, Laufzeit, Vertragssummen etc. Anhand dieser Parameter bestimmt die Software die korrekten Klauseln. Der Einkauf hat ein unterschriftsreifes, rechtssicheres Vertragsdokument.

Ihr Hausjurist hat zuvor einiges festgelegt. Etwa auf welche Weise bestimmte Klauseln von eingegebenen Parametern abhängig sind. So wird bei Eingabe einer Vertragssumme „größer 10.000 Euro" automatisch eine Klausel in den Vertrag integriert, die festlegt, dass der Transport versichert werden muss.

Lebenszyklus und Konflikte

Das beschriebene Vorgehen erlaubt vollen Überblick über den gesamten Klausellebenszyklus. Dazu gehören der Entwurf, die Freigabe, Veröffentlichung, Versionierung, Archivierung. Die Rechtsabteilung kontrolliert die Rechtssicherheit und passt bei Bedarf an. Könnte eine Klausel zu Konflikten führen, lässt sich das Ausmaß schnell bestimmen. Wenn Sie nach einer E-Procurement-Lösung suchen, dann fragen Sie nach einem integrierten Tool für Vertragsmanagement. Sollte dieses nicht Ihren Vorstellungen entsprechen, muss ein Fremdtool andockbar sein.