Eine neue Anweisung aus dem Bundesfinanzministerium führt zu einer verschärften Gangart bei Betriebsprüfungen. Im Mittelpunkt steht dabei die Buchführung, konkret die zeitnahe Erfassung von Geschäftsvorgängen in der EDV. Die Ministeriums-Anweisung wird erstmals für Betriebsprüfungen das Jahr 2015 betreffend angewendet (BMF-Schreiben vom 14.11.2014, Az. IV A4 – S 0316/13/10003).
Die Definition einer zeitnahen Erfassung von Geschäftsvorgängen in der EDV ist heikel. Demnach sind Sie verpflichtet, eigentlich alles laufend zu buchen. Tun Sie dies nicht, gilt der Vorgang nicht mehr als zeitnah erfasst. Das bedeutet im Einzelfall nicht anerkannte Rechnungen oder Schätzungen von Umsatz und Gewinn. Hier die zeitlichen Vorgaben des BMF:
Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen täglich festgehalten werden (§ 146 Abs. 1 Satz 2 Abgabenordnung (AO)).
„Normale“ Geschäftsvorfälle sollen innerhalb von zehn Tagen gebucht werden (BFH, Urteil vom 2.10.1968).
Erfassen Sie als nicht buchführungspflichtiger Kleinunternehmer nur periodisch, können Sie sich mit Buchungen, die nicht über die Kasse laufen, bis zum Ablauf des folgenden Monats Zeit lassen. Hier gilt auch das Gebot der täglichen Erfassung (Kassenbuch).
Aufgrund des BMF-Schreibens sind die Betriebsprüfer bundesweit deutlich pingeliger als bisher. Dabei berufen sie sich freilich auf die Anweisung des Ministeriums. Für Unternehmen bedeutet das Vorgehen, dass die Ansprüche an die Grundsätze für eine ordnungsgemäße Buchführung deutlich wachsen.
Fazit: Sensibilisieren Sie Ihre Buchhaltung und richten Sie interne Prozesse auf die schärferen Vorschriften aus. Das dürfte Ihnen bei Betriebsprüfungen zusätzlichen Ärger ersparen.
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