Finanzamt akzeptiert jetzt digitale Rechnungsbelege

Nach 27 Jahren haben die obersten Finanzbehörden ihre Arbeitsanweisung zur Ausstellung und Behandlung der Gaststättenrechnungen etwas modernisiert. Die wesentliche Neuerung: Belege dürfen nun auch digital vorliegen und digitalisiert sein. Der Aktenordner als Belegsammler hat also ausgedient. Die Anforderungen, die an digitale oder digitalisierte Bewirtungsbelege und Abrechnungen zu stellen sind, bleiben aber im Wesentlichen die gleichen. 

Anders ist die Zuordnung von Rechnung und Beleg geregelt. Hier sind zum Beispiel auch eindeutige Indizes, Barcodes oder QR-Codes möglich. Wichtig ist beim digitalen Beleg: Er muss vom Reisenden elektronisch genehmigt oder signiert und der Erstellungsvorgang und -zeitpunkt  muss elektronisch dokumentiert sein.

Gaststätten haben sich eingestellt

In der Praxis hat sich die Lage etwas entspannt. Denn Gaststätten, in denen der weit überwiegende Teil der Bewirtung stattfindet, haben ihr Kassen- und Belegwesen weitgehend digitalisiert und es ist deshalb meistens unproblematisch, eine den Anforderungen entsprechende Rechnung zu erhalten. 

Grundsätzlich müssen Belege – egal ob Digital oder Papier – als Nachweis, den Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen aufführen um den Abzug von angemessenen Bewirtungsaufwendungen als Betriebsausgaben anzuerkennen. Den Nachweis muss der Steuerpflichtige unterschreiben oder digital signieren. Auf dem Eigenbeleg sind darüber hinaus der Anlass der Bewirtung und die Teilnehmer anzugeben. 

Vereinfachungen bis 250 Euro

Rechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro (sog. Kleinbetragsrechnungen) müssen geringere Anforderungen erfüllen - aus ihnen muss lediglich Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (Gastronomiebetrieb), das Ausstellungsdatum, die Menge und die Art der Bewirtung, das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag samt Steuersatz hervorgehen (Mindestanforderungen des § 33 Umsatzsteuerdurchführungs-Verordnung, UStDV).