Bei einer Betriebsveranstaltung stellt der Aufwand des Arbeitgebers keinen steuerpflichtigen Arbeitslohn dar. Bedingung: Der Aufwand pro tatsächlich teilnehmendem Arbeitnehmer darf nicht über 110 Euro liegen. Das ist ein Fallstrick, auf den Unternehmer achten müssen. Denn nehmen nur weniger Arbeitnehmer an einer Betriebsveranstaltung teil, als sich ursprünglich angemeldet hatten, ist für die Freibetragsberechnung trotzdem nur auf die tatsächlich teilnehmenden Teilnehmer abzustellen. Wer also zu groß plant - oder "unverlässliche" Arbeitnehmer hinsichtlich Betriebsveranstaltungen hat - ist im Risiko.
Entscheidend ist, wie viele Teilnehmer kommen
Über den Fallstrick der tatsächlichen Teilnehmerzahl war ein Unternehmer gestolpert. Der Arbeitgeber richtete im Jahr 2016 eine Weihnachtsfeier für seine Belegschaft aus. Zu der hatten sich zunächst 27 Arbeitnehmer angemeldet. Aufgrund kurzfristiger Absagen erschienen letztlich aber nur 25 Arbeitnehmer. Da der Arbeitgeber die Veranstaltung jedoch vorher verbindlich für 27 Teilnehmer gebucht hatte, blieben die Gesamtkosten der Feier unverändert bei 3.052,35 EUR.
Bei der Berechnung des Freibetrags von 110 Euro ging der Arbeitgeber davon aus, dass die Feierkosten zunächst durch die Zahl der angemeldeten Arbeitnehmer geteilt werden müssen. Das hätte einen Pro-Kopf-Vorteil von 113,05 EUR ergeben - ergo für jeden teilnehmenden Arbeitnehmer einen Vorteil von 3,05 EUR, der lohnversteuert hätte werden musste.
Lohnsteuerfreiheit pro Nase, nicht pro Anmeldung
Das Finanzamt rechnete anders. Es verteilte die Feierkosten auf die 25 teilnehmenden Arbeitnehmer. Daraus ergab sich ein Pro-Kopf-Vorteil von 122,09 Euro und somit ein steuerpflichtiger Vorteil von 12,09 Euro pro Teilnehmer. Beim Finanzgericht erhielt der klagende Arbeitgeber noch Recht, beim BFH aber leider nicht mehr. Der entschied, dass sich "vergeblich aufgewendete" Feierkosten für angemeldete, aber nicht erschienene Arbeitnehmer (sogenannte "No-Show-Kosten") auf die Höhe des steuerpflichtigen Vorteils der teilnehmenden Arbeitnehmer auswirken.
Das Ergebnis ist, dass Absagen einzelner Arbeitnehmer bei Betriebsveranstaltungen so zu lohnsteuerlichen Lasten der teilnehmenden Arbeitnehmer gehen. Es ist aber möglich und angewandte Praxis, dass Arbeitgeber in solchen Fällen üblicherweise die anfallende Lohnsteuer im Wege pauschaler Lohnbesteuerung übernehmen.
