Wegwerfen erlaubt
Für steuerlich relevante Unterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist von in der Regel zehn Jahren.
Zum Jahreswechsel können Sie Belege ausmisten. Die Aufbewahrungsfrist für Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen oder Buchungsbelege beträgt zehn Jahre. Gleiches gilt für alle Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen. Entsprechende Unterlagen des Jahres 2005 und früherer Jahre können Sie also unbesehen wegwerfen. Eine andere Frist gilt für von Ihnen empfangene Handels- und Geschäftsbriefe. Hier sind es sechs Jahre – solche Belege aus 2009 können also in den Reißwolf. Die Aufbewahrungsfrist verlängert sich im Einzelfall. Dies gilt bei begonnenen Außenprüfungen, bei vorläufigen Steuerfestsetzungen, bei anhängigen steuerstraf- oder bußgeldrechtlichen Ermittlungen sowie bei schwebenden oder nach einer Außenprüfung zu erwartenden Rechtsbehelfsverfahren. Erst bei Ende eines Verfahrens können Sie entsorgen. Im Privatbereich können Sie Unterlagen wegwerfen, sobald der Steuerbescheid rechtskräftig ist. Liegen Ihre privaten Einkünfte (z. B. aus nichtselbständiger Arbeit, Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung) über 500.000 Euro (Ledige), müssen Sie die entsprechenden Belege allerdings sechs Jahre lang aufbewahren. Denn hier gibt es Sonderprüfungen des Fiskus.
Fazit: Die Fristen müssen Sie unbedingt einhalten. Sonst riskieren Sie Bußgelder bis zu 50.000 Euro oder ein Schätzung des Finanzamtes.
Hinweis: Die Aufbewahrungsfristen beginnen erst nach Ende des Kalenderjahres, in dem im betreffenden Dokument die letzte Eintragung gemacht worden ist. Bevor Sie Unterlagen vernichten, klären Sie daher zunächst den Zeitpunkt der letzten Eintragung ab. Addieren Sie dann die Aufbewahrungsfrist – beginnend mit dem folgenden Kalenderjahr.
