Betrug bei chinesischen Tochtergesellschaften

Viele Unternehmen vernachlässigen gerade ihre Aufsicht chinesischer Tochterunternehmen und gehen hohe Risiken ein. Hintergrund: Seit der Öffnung der internationalen Grenzen nach der Covid-Pandemie haben sich viele Unternehmen stark auf die Führung vor Ort verlassen. Das birgt eine Menge Risiken. Dazu gehören finanzielle Misswirtschaft, unautorisierte Geschäftsaktivitäten, konkurrierende Aktivitäten und betrügerische Praktiken. 

Ein Beispiel: Ein kanadisches Produktionsunternehmen stellte nach Jahren geringerer Aufsicht vor Ort verdächtige Aktivitäten in seiner chinesischen Tochtergesellschaft fest. Der Verdacht auf Betrug und Veruntreuung durch das lokale Team erhärtete sich. Darum schaltete das Unternehmen Profis ein. Die China-Rechtsexperten von R&P Lawyers (Beijing und Shanghai) hatten einen Plan, FUCHSBRIEFE stellen Ihnen das Vorgehen vor:

Von Durchsuchungen bis Geständnis

Nach der Prüfung der Gerüchte in den Finanzunterlagen wurden sofort finanzielle Dokumente und Firmensiegel gesichert. Das Finanzpersonal kooperierte nach anfänglichem Schock und offenbarte weitere Unternehmen, die vom lokalen Management kontrolliert wurden. 

Die Rechtsexperten entdeckten ein Schema: Der lokale General Manager hatte Produkte zu niedrigeren Preisen an ein verbundenes Unternehmen verkauft, das dann zum Marktpreis weiterverkauft wurde. Zudem gab es gefälschte Mitarbeiterunterlagen, die Lohnkosten aufblähten, um Gelder zurück zum GM und seinem Komplizen zu leiten. Eine detaillierte Analyse der Finanzunterlagen zeigte, dass erhebliche Summen durch fingierte Dienstleistungsgebühren und Verkaufsrechnungen veruntreut wurden.

Maßnahmen nach der Durchsuchung

Unter Androhung strafrechtlicher Konsequenzen gestand der General Manager seine Taten. Er stimmte zu, die veruntreuten Gelder zurückzuzahlen. Insgesamt wurden mehr als 1.000.000 USD vor Ort zurück überwiesen. Sowohl der GM als auch sein Komplize wurden umgehend entlassen. Anschließend gab es weitere Maßnahmen:  

• Umfassende Überprüfung der Arbeitsverträge, Sozialversicherungsbeiträge und Gehaltsberechnungen; Einführung neuer Verträge und eines Mitarbeiterhandbuchs, um zukünftige Abweichungen zu verhindern; Anpassung der Sozialversicherungszahlungen an gesetzliche Anforderungen.
• Überwachung und Weiterentwicklung robuster Systeme für Finanzberichterstattung und gesetzliche Einreichungen, um die laufende Compliance sicherzustellen.
• Unerlässlich: Sicherung (relevanter) Marken und Domainnamen, um das geistige Eigentum des Unternehmens vor „kreativen“ Mitarbeitern oder Konkurrenten mit unlauteren Absichten zu schützen.

Checkliste: Erkenntnisse + Ratschläge

• Achten Sie auf Warnsignale wie inkonsistente Finanzberichte, ungewöhnlich hohe Ausgaben oder Widerstand gegen Audits. Gerüchte entstehen nicht grundlos. Sofortiges Handeln mit Unterstützung eines vertrauenswürdigen lokalen Dienstleisters kann weiteren Schaden verhindern. 
• Beauftragen Sie Experten, um Finanzunterlagen zu prüfen, Kommunikation zu analysieren und Schlüsselpersonen zu befragen. So lassen sich verborgene Probleme aufdecken und Beweise für Korrekturmaßnahmen sammeln.
• Richten Sie klare Richtlinien ein, führen Sie regelmäßige Audits durch und halten Sie direkte Kommunikationslinien zwischen der Zentrale und den lokalen Teams aufrecht. Regelmäßige Kontrolle ist entscheidend für die Einhaltung von Vorschriften und Transparenz.
• Holen Sie von Anfang an rechtliche und finanzielle Expertise ein, um komplexe regulatorische Anforderungen zu bewältigen und Finanzen sowie sensible HR-Themen effektiv zu managen. Distanz ist kein gültiger Grund für weniger Aufsicht und Kontrolle.

Nächste Schritte zur Risikominimierung

• Regelmäßige Audits. Führen Sie regelmäßige finanzielle und betriebliche Prüfungen durch, um Transparenz und Verantwortlichkeit zu gewährleisten.
• Stärkung der HR-Richtlinien. Aktualisieren Sie Arbeitsverträge, erstellen Sie umfassende Mitarbeiterhandbücher und setzen Sie Richtlinien für Interessenkonflikte und Spesenabrechnungen durch.
• Verbesserung der Kommunikation. Fördern Sie offene und transparente Kommunikation zwischen der Zentrale und den lokalen Teams, um Vertrauen aufzubauen und Aufsicht zu erleichtern.
• Nutzung lokaler Expertise.  Arbeiten Sie mit lokalen Rechts- und Finanzexperten zusammen, um die Einhaltung der sich wandelnden Vorschriften sicherzustellen und Finanz- sowie HR-Komplikationen zu bewältigen.