Ab Einkünften von 500.000 (Ehepaare 1 Mio.) Euro müssen Sie privat dieselben Aufbewahrungspflichten wie Selbständige erfüllen. Die Aufzeichnungen und Unterlagen über Einnahmen und Werbungskosten müssen Sie sechs Jahre lang aufheben. Damit soll dem Finanzamt eine Prüfung ihrer privaten Einkommenssituation ermöglicht werden.
Besondere Anforderungen gelten für das Aufbewahren elektronischer Kontoauszüge. Darauf weist das Bayerische Landesamt für Steuern hin (Verfügung vom 28.7.2014, Az. S 0317.1.1-3/1 St42). Es hat sich explizit zur Archivierung eines elektronischen Kontoauszugs im Onlinebanking-Verfahren geäußert.
Es reicht nicht, einen Ausdruck elektronischer Kontoauszüge aufzuheben. Sie müssen die Ihnen online übermittelten Kontodateien auf einem maschinell auswertbaren Datenträger archivieren. Dabei muss sichergestellt sein, dass die Daten nicht mehr verändert werden können. Falls sie verändert werden, muss dies nachvollzogen werden können. Die Übermittlung und Speicherung lediglich einer Datei im pdf-Format genügt diesen Grundsätzen nicht, da bei diesem Dateiformat eine nicht mehr nachvollziehbare Änderung leicht möglich wäre.
Lassen Sie sich deshalb von Ihrer Bank oder Sparkasse helfen. Die Übermittlung und Speicherung eines digital signierten elektronischen Kontoauszugs erkennt das Finanzamt an. Ihr Kreditinstitut kann die Auszüge auch bei sich archivieren, sofern das Finanzamt jederzeit darauf zurückgreifen kann. Alternativ empfiehlt die Behörde die Übersendung und Aufbewahrung von Monatssammelkontoauszügen in Papierform.
Hinweis: Das Finanzamt kann jederzeit bei Ihnen zuhause eine Außenprüfung vornehmen, wenn Ihre Einkünfte 500.000 (Ehepaare: 1 Mio.) Euro übersteigen. Der Wert lässt sich nicht mit Verlusten mindern – es kommt nur auf die Einkünfte an. Das Finanzamt informiert Sie meist zwei Wochen vorher.
Fazit: Seit dem 1. Januar 2010 gibt es diese privaten Betriebsprüfungen. Im Durchschnitt wird seitdem jeder sechste Steuerpflichtige pro Jahr geprüft. Da es jedes Jahr immer wieder jemand anderen trifft, kommt im Aufbewahrungszeitraum von sechs Jahren also fast jeder dran.