Buchhaltung, Personalabteilung und Einkauf zu Digitalisierungsvorreitern machen
Global Business Services (GBS) sind ein wichtiger Treiber für die Digitalisierung internationaler Konzerne. GBS bündeln administrative Funktionen wie Buchhaltung, Personalwesen, Einkauf usw. in einer zentralen und digital-modernen Einheit. Die regionalen Filialen des Konzerns berichten an diese Einheit. Das schafft konzernintern gemeinsame Standards, schiebt „Systemwildwuchs“ einen Riegel vor und ermöglicht ein effizientes Auslesen von Daten, etwa für Finanz- oder Nachhaltigkeitsberichte. Im Idealfall ist die digitale Benutzeroberfläche der GBS-Einheit die betriebsinterne „Everything-Plattform“.
Damit sind GBS ein Gegenmodell zur Auslagerungstendenz administrativer Prozesse. Outsourcing ist für Unternehmen interessant, deren Service-Abteilungen nicht mehr mit den Anforderungen gewachsener Konzernstrukturen zurechtkommen. GBS bauen stattdessen Kompetenzen „inhouse“ auf. Unternehmen können dann auf vertraute Strukturen und damit versierte Mitarbeiter aufbauen.
Erfolgskriterien von GBS-Systemen
Für die erfolgreiche Implementation von GBS gibt es klare Erfolgskriterien. Die hat die Unternehmensberatung Ernst & Young (EY) bei einer Befragung von 90 Unternehmen eruiert. Zentrale Erkenntnis: Die GBS-Einheit sollte eine klare Zielvorgabe haben (z.B. Effizienzsteigerung). In den Unternehmen mit den am besten funktionierenden GBS-Strukturen beobachtete EY, dass die GBS-Leitung einen Platz im Vorstand hatte. Zudem sollte den Angestellten der Zweck der GBS-Einheit klar kommuniziert werden.
Aus Gesprächen mit Unternehmern über deren unternehmerischen Praxis kennen FUCHSBRIEFE die Tücken solcher Systeme. Wenn ein internationaler Konzern für die Urlaubsbuchung, Reiseabrechnung, Personalgewinnung oder Whistleblowing jeweils eigene Systeme einsetzt, mögen diese konzernweit einheitlich sein, sollten aber auch auf einer einzigen Plattform liegen. Zu beachten sind auch praktische Probleme wie Benutzerfreundlichkeit oder Sprachbarrieren. Nicht jeder Angestellte spricht Englisch – gerade die älteren Mitarbeiter stehen hier oft vor Hürden. KI-gestützte Übersetzungsprogramme wie deepl.com können hier unterstützen.
Es gibt keine universalen Einheitslösungen
Der Aufbau solcher Systeme ist ein evolutiver Prozess. Kosten und Dauer bis zur Inbetriebnahme hängen von der Größe des Teams und der Größe des Unternehmens ab. Prinzipiell sollten Sie zuerst eine Bedarfsanalyse erstellen, die Ziele des GBS definieren und ein interdisziplinäres Team finden, das mit dem Aufbau des Systems betraut wird.
