Neu: Chatbots im Einkauf

Sie kennen das aus dem Bereich Kundenservice: Chatbots sind textbasierte  Dialogsysteme, die (potenziellen) Kunden das Chatten mit einem technischen System erlauben. Das Instrument kann aber noch mehr. Damit entlasten Sie Ihren Einkauf.

Nach Anbindung an das elektronische Einkaufssystem kann ein Chatbox-Tool Einkäufer bei der Suche nach geeigneten Lieferanten, Produkten und Preisen unterstützen. Es lassen sich automatisiert Anfragen an Lieferanten versenden und so die Verfügbarkeit von Material und Produkten erfragen. Antworten der Lieferanten werden sofort ins System eingespeist und sind für alle Mitarbeiter jederzeit zugänglich.

Chatbox schafft Transparenz

Ein Chatbot sollte alle Verträge plus Rabattvereinbarungen und Konditionen kennen. So lässt sich sicherstellen, dass alle Preisvorteile bei Bestellungen ausgeschöpft werden. Umgekehrt können Lieferanten Unternehmen über Änderungen in ihrem Produktportfolio informieren. Dazu nehmen sie Kontakt mit dem Chatbot auf; sie identifizieren sich über Kennnummer bzw. Passwort.

Der Einkauf wird entlastet – weil auch Mitarbeiter aus anderen Abteilungen selbstständig Bestellungen durchführen können. Sie werden angeleitet durchs System geführt und können so Firmenrichtlinien nicht mehr umgehen. So bekommen Sie endlich das leidige Maverick Buying (unkontrolliertes, teures Bestellen am Einkauf vorbei) in den Griff.

Weitere Vorteile

• Genehmigungsprozesse: Ein Chatbot sollte auch das noch verfügbare Budget anzeigen und durch eine festgelegte Genehmigungshierarchie schnelle Freigaben erzeugen können. 
• Dokumentenverarbeitung: Mit Hilfe eines Chatbots und KI können unstrukturierte Dokumente wie Rechnungen und Belege in strukturierte Daten umgewandelt werden. Das bringt endlich Transparenz und damit die Basis für belastbarere Entscheidungen.
• Lieferanten- und Rechnungsmanagement: Anfragen und Beantworten von Lieferanten zu offenen Rechnungen sind manuell zeitintensiv. Ein Chatbot greift aufs System zu und kann dem Lieferanten die gewünschte Info geben. 
• Verhandlungen: Ein Chatbot kann auch bei automatisierten Verhandlungen (auch bei kleineren Beträgen) von Nutzen sein und für mehr Kosteneffizienz sorgen.