Wann taugt eine E-Mail im Prozess als Beweismittel?
Auch E-Mails haben in einem Gerichtsverfahren rechtliche Relevanz. Hamburger Richter haben jetzt für zusätzliche Klarheit gesorgt. Für den Zugang einer E-Mail, für die der Absender eine entsprechende Bestätigung erhalten hat, gilt der Beweis des ersten Anscheins (Urteil v. 27.4.2018, Az. 12 C 214/17).
Im konkreten Fall ging es um Zinszahlungen, abhängig vom Eingang einer E-Mail. Im Prozess erklärte eine Fluggesellschaft ein sofortiges Anerkenntnis des Zahlungsanspruchs. Er war aus einer Verspätung entstanden. Sie verwahrte sich aber gegen den geltend gemachten Zinsanspruch. Die Fluglinie bestritt, die entsprechende E-Mail mit der Zahlungsaufforderung erhalten zu haben.
Zugangsbestätigung gilt als Beweis
Die Richter meinten, der Verzugseintritt sei mit der per E-Mail erfolgten Aufforderung zur Zahlung eingetreten. Diese Erklärung sei der Fluggesellschaft auch ordnungsgemäß zugegangen. Auf ihrer Internetseite weise das Unternehmen unter „Kontakt" ausdrücklich auf ihre Mail-Adresse hin. Die Klägerin habe daher davon ausgehen dürfen, dass diese Adresse auch für die Nutzung im Geschäftsverkehr bestimmt sei. Im Übrigen sei der Zugang der Mail erfolgt. Die vorgelegte Zugangsbestätigung sei als Beweis ausreichend.
E-Mail Archivierung von Vorteil
Das Gericht erläuterte auch, welche Voraussetzungen ein E-Mail-Verkehr erfüllen muss, um als Beweismaterial in einem Prozess Bestand zu haben.
• Eine E-Mail gelangt immer dann in den Machtbereich, wenn sie in der Mailbox des Empfängers oder der des Providers abrufbar gespeichert ist. Dafür, dass dies auch geschehen ist, trägt der Absender die Beweislast. Die Vorlage eines Ausdrucks der E-Mail genüge allein nicht.
Eingangsbestätigung reicht aus
• Die Bestätigung des Abrufs der E-Mail vom Server auf das E-Mail-Konto des Empfängers gilt als Beweis des ersten Anscheins eines ordnungsgemäßen Zugangs. Die kann der Absender zusätzlich durch Vorlage eines Ausdrucks aus dem Postausgangssystem darlegen.
• Noch besser ist natürlich ein Absender dran, wenn er ein revisionssicheres Archiv-, Enterprise-Content-Management- oder E-Mail-Management-System benutzt, das ein richtiges Postausgangsbuch führt und dieses durch einen Audit-Trail dokumentiert.
Fazit:
Der Empfänger kann den Zugang einer E-Mail nur dann bestreiten, wenn er plausibel darlegt, dass er diese nicht erhalten hat. Dies kann er beispielsweise durch Vorlage seines Posteingangsprotokolls belegen.
