Meetings effektiver gestalten
Meetings, ob in Präsenz oder digital, sind oft endlose "Laber-Runden". Es wird viel besprochen, jeder gibt "seinen Senf" dazu und am Ende gehen oft alle auseinander, ohne zu wissen, was beschlossen wurde und wer was macht. Das geht auch anders, wie FUCHSBRIEFE bei einem Maschinenbauer erlebt hat.
Zeit ist Geld - und darum sind viele Meeting "Geldfresser". Denn etliche Meetings und Besprechungen dauern viel zu lange und binden oft auch zu viele Mitarbeiter, für die das Meeting nicht zwingend ist. Dabei gibt es ganz einfache Maßnahmen, um das Zeit- und Inhalte-Management Meetings zu verbessern. Wir haben beim Maschinenbauer Kiefel Technologies in Freilassing einen solchen Leitfaden gesehen, der auch Ihnen als Vorbild dienen kann. FUCHSBRIEFE geben Ihnen einen Überblick über einfache Optimierungsmaßnahmen.
- Grundsatz: Informationen für Teilnehmer vollständig, rechtzeitig und verständlich
- Agenda: klare Zielvorgaben machen, Inhalte vorbereiten, Zeitrahmen für einzelne TOP festlegen
- Teilnehmer: sie sollten vorbereitet und pünktlich sein, einen Moderator und relevante Teilnehmer festlegen (wer ist zwingend in der Runde nötig?)
- Dokumentation: Informationsunterlagen vorbereiten und an Teilnehmer verteilen
- Verhalten: disziplinierte Gesprächsführung, Fairness, keine Telefonate zwischendurch, Handys aus oder auf lautlos stellen
- Ergebnis: jede Besprechung endet mit einem Ergebnis, klare Maßnahmen festlegen, Aufgaben konkreten Mitarbeitern zuweisen, Folgetermin festlegen
- Nachbearbeitung: Protokoll erstellen, das ist auch in Teil-Protokollen in kollaborativen Dokumenten möglich
Fragen Sie sich grundsätzlich immer: Wann sind Meetings tatsächlich nötig? Wollen Sie die neuen Regeln umsetzen, kündigen Sie das am besten an. Hängen Sie die Übersicht in den Besprechungsräumen aus – und checken Sie ab und an, ob sich alle daran halten. Die Chefs sollten selbst mit gutem Beispiel vorangehen.
Fazit: Ein Besprechungsleitfaden ist eine einfache, aber wirkungsvolle Maßnahme, um das Management von Meetings zu verbessern und deren Erfolge zu erhöhen. Probieren Sie es aus.
