Was gehört in einen Verhaltenskodex?

Wer sich noch nicht mit dem komplexen Thema Compliance befasst hat, kann mit einer Verhaltensrichtlinie starten. Sagen Sie Mitarbeitern, was Sie erwarten. Das sorgt für Klarheit und fördert die Loyalität. Machen Sie deutlich, dass Ihr Kodex auf ein gutes Klima und damit den langfristigen des Unternehmens erfolg abzielt. Beachten Sie: Das Ganze ist nur dann glaubhaft, wenn sich auch die Chefs an die internen Gesetze halten.

Formulieren Sie Leitsätze. Geben Sie generelle Handlungsanleitungen – aber nichts „überregulieren". Jeder Einzelne muss sich verpflichtet fühlen, Gesetze und Vorschriften einzuhalten. Betonen Sie die Bedeutung ethischer Grundsätze und sozialer Verantwortung, die Berücksichtigung kultureller Unterschiede und den pfleglichen Umgang mit der Umwelt.

Sagen Sie, was „angemessen" ist. Machen Sie klar, dass Vergehen Folgen haben (vorher festlegen). Bei Vergehen konsequent und zeitnah handeln (sonst hält sich bald keiner mehr an die „Prinzipien"). „Papier-Grundsätze" bringen nichts. Sie müssen unter Umständen neue sichtbare Strukturen schaffen, die sich aus Leitlinien ergeben (z.B. Verpackungsmüll reduzieren). Wenn Sie Verzicht auf Kinderarbeit aufnehmen (tun Sie das!), werden Sie irgendwann auch daran gemessen ...

Beachten Sie (rechtliche, kulturelle) Unterschiede in anderen Ländern. Lassen Sie das Dokument offiziell unterzeichnen (Geschäftsleitung, Betriebsrat). Hängen Sie es sichtbar – auch für Kunden/Besucher – aus und stellen Sie es auch auf Ihre Homepage. Benennen Sie einen beauftragten (glaubwürdigen) Beauftragten im Unternehmen und/oder einen Ansprechpartner für Whistleblower".
Achten Sie auch darauf, ob Ihre wichtigen Lieferanten eigene Richtlinien aufgestellt haben.

Wir empfehlen zur Schwerpunktsetzung folgende Bereiche

Arbeitswelt (Gesundheit, Arbeitssicherheit, Umwelt etc.); Zusammenarbeit (Chancengleichheit, Diskriminierungsverbot, Gewalt/ Belästigung am Arbeitsplatz etc.); Unternehmenseigentum, geschützte Infos (Vermögenswerte, Know-how wie Rezepturen, Patente, Marken Logos, Urheberrechte; immaterielle Vermögenswerte wie unveröffentlichte Infos, Geschäftsgeheimnisse etc.); Software, E-Mail, Internet, Soziale Medien (Sicherheitsrichtlinien, Integrität der Kollegen und externer Geschäftspartner etc.); Unterlagen, Datenschutz (Ja, Jahresabschlüsse, Bücher, Rechnungslegung, geschäftliche und persönliche Daten etc.); Interessenkonflikte (angemessenes Verhalten gegenüber Kunden, Lieferanten, Wettbewerbern; Missbrauch der eigenen Position, Verhalten vor/bei Abschlüssen mit Verwandten/Bekannten etc.); politische Tätigkeiten (Beispiel: Unternehmen bleibt unparteiisch, Mitarbeiter agiert außerhalb der Arbeitszeit „angemessen" als Privatperson etc.); Drogen, Alkohol, Waffen (Konsum, Verkauf, Besitz auf Betriebsgelände streng verboten; Alkohol: Ausnahme Betriebsfeier etc.); öffentliche Erklärungen (nur Befugte äußern sich: Geschäftsleitung, Kommunikations- bzw./Presseverantwortliche; keine „heimliche" Weiterleitung von Interna etc.); Kartellrecht, Wettbewerb (kein „fremder" Austausch über Preise, Angebote, Margen, Kosten etc.); Anti-Korruption, Geschenke, Einladungen (keine Annahme/Weiterleitung von Geld; nur geringwertige Geschenke oder gar keine; aber: angepasste Regelung für Gepflogenheiten im Ausland für Einkauf, Vertrieb etc.)