Hinweisgeber im Unternehmen richtig schützen

In der Whistleblower-Richtlinie der EU gab es nochmal Änderungen. Die beziehen sich auf den Schutz von Hinweisgebern im Unternehmen. Diese müssen vor möglichen Repressalien geschützt werden, wenn sie auf Missstände hinweisen. Sie wissen: Große Unternehmen (ab 250 Mitarbeiter) müssen jetzt ein Hinweisgebersystem haben. Kleinere Unternehmen müssen es ab End 2023 umsetzen. 

Es gab kleine Änderungen im Gesetz. Die Bußgeldvorschrift im Falle von Nichteinhaltung und Nichtbetrieb interner Meldekanäle (Geldbuße jetzt bis 100.000 Euro) findet nun sechs Monate nach Gesetzverkündung Anwendung. Es besteht keine Verpflichtung, anonyme Meldungen (Hinweisgeber gibt Klarnamen nicht preis) mit Priorität zu bearbeiten. Es wird lediglich vorgegeben, dass die internen Meldestellen auch anonym eingehende Meldungen bearbeiten sollen. 

Geschulter Beauftragter nötig

Abgabe und Empfang des Hinweises müssen in einem streng geschützten Rahmen DSGVO-konform laufen. Nur speziell geschulte Compliance-Beauftragte dürfen diese Meldungen entgegennehmen. Zudem sollte externen Partnern/Kunden die Meldungsabgabe ermöglicht werden.

Unternehmen sollten die Regelungen pragmatisch umsetzen. Compliance-Experte Michael Hager (Pforzheim) rät im Gespräch mit FUCHSBRIEFE zu folgenden Maßnahmen:

• Hinweisgebersystem digital aufsetzen, Meldekanäle für Schriftform (z. B. E-Mail,  Beschwerdebriefkasten oder Meldungen über den Postweg) sind nicht DSGVO-konform. Diese Formen ermögliche keinen Schutz des Hinweisgebers und sind rechtlich anfechtbar.
• Compliance-Beauftragten schulen (gesetzlich verankert): Dazu gehören Aspekte wie Systemhandhabung, Umgang mit Meldungen
• Kommunikation/Sensibilisierung im Unternehmen, gegenüber Partnern, Lieferanten, Kunden etc. herstellen
• Betriebsrat: frühzeitig einbinden, Mitsprache gewährleisten
• Compliance-Reporting aufbauen
• Prüfen: Einbindung einer externen neutralen Meldestelle
• Hinweisgebersystem auch in inländischen/ausländischen Tochtergesellschaften und Beteiligungen umsetzen