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Der elektronische Einkauf

Passende IT-Lösungen für KMU

KMU brauchen meist keinen „Tanker“, wenn sie nach Lösungen für elektronischen Einkauf suchen. Vielfach reichen Tools zur Abbildung operativer Bestellprozesse. Wichtig: Lieferanten nicht vergessen!
Kleine und mittlere Unternehmen gehen in der Beschaffung oft mit überdimensionierten IT-Lösungen ans Werk. Dann stehen sie vor großen Integrationsschwierigkeiten (wie auch etliche Konzerne). Das Problem dahinter: Die Vielzahl von Lösungen mit unterschiedlicher Zielsetzung und Konzeption für den kleinen, gehobenen und großen Mittelstand ist verwirrend. Die Folge: Der Rückgriff auf Microsoft-Formulare und das Faxgerät ist gar nicht so selten. Gescheiterte Versuche, auch in Behörden, haben teilweise sogar dazu geführt, das Thema elektronische Beschaffung erst einmal nicht weiter zu betreiben. Darum: Wer seine Prozesse nicht mit eindeutigen Anforderungen und Regeln im Unternehmen so hinreichend ausgestaltet hat, dass elektronische Tools darauf sinnvoll und reibungslos aufbauen, läuft unweigerlich ins offene Messer. Die gute Nachricht: Es gibt kleine Lösungen. Aber Sie als Kunde müssen die richtigen Anbieter finden und gezielt nach passenden Bausteinen fragen. Ein System, das die Bearbeitung von Bestellungen, Bestätigungen und gegebenenfalls Lieferscheine vollständig automatisiert und möglichst alle (auch kleine!) Lieferanten digital anbindet, ist in vier bis sechs Wochen implementiert und bringt sofort Nutzen. Der Return on Invest ist hoch und tritt schon nach kurzer Zeit ein. Die eigentliche Arbeit liegt in den operativen Beschaffungsprozessen. Diese gilt es hinreichend zu automatisieren, um dann ausreichend Zeit für strategische Aufgaben wie Lieferantenauswahl, -betreuung und Kooperationen zu haben. Also: Tools für Ausschreibungen und Auktionen, Spend und Life Cycle Management, Vertragsmanagement, SRM und Kollaboration sind längst nicht immer als Komplett- oder Einsteigerpaket geeignet.

Fazit: KMU brauchen skalierbare Werkzeuge – und vor allem Kapazität und Freiheit im Alltag, sich dem Thema eingehend zu widmen.

Hinweis: Wir halten eine Skizze zum richtigen Vorgehen und eine Checkliste bei der Beschaffung der angemessenen Software-Lösung für Sie bereit, die Abonnenten kostenlos unter redaktion@fuchsbriefe.de anfordern können.

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