Ausländische Dienstleister steuerlich richtig einbinden

Auch Mittelständler sollten die Chancen der Globalisierung von Dienstleistungen für sich nutzen. Das polnische oder belarussische Lohnsteuerbüro, gut ausgebildet, erledigt Ihre Lohnbuchhaltung für einen Bruchteil der hiesigen Kosten. Sie finden unzählige Angebote im Internet. Der Wegweiser: www.ahk.de; www.bpg.pl www.schneider-group.com. U.U. ist wegen der Zeitverschiebung oft schon am nächsten Morgen alles geliefert. Probleme gibt es immer wieder mit den Abrechnungen. Gerade auch bei Ihnen am Standort, denn der Rechnungseingang erfordert einige Zusatzschritte.

Auslandsrechnungen entsprechen selten den deutschen Anforderungen

Was in Deutschland für die Arbeiten verlangt wird, kann und will sich schon lange nicht mehr jeder Unternehmer leisten. Alles, was online erledigt werden kann, gibt es heute prinzipiell schon günstiger im Ausland. Bestes Deutsch, ein Bruchteil des Preises, gut ausgebildet … . Womit Nicht-Steuerdienstleister (Softwareentwickler, Callcenter, Cloudspeicheranbieter etc.)  in der Regel dort nicht so vertraut sind, ist das deutsche Steuerrecht und seine abschreckend wirkenden Formvorschriften.

Do it yourself: Stellen Sie auf Gutschrift um

Die Rechnung Ihres fleiβigen Anbieters muss bei Ihnen einkommensteuer- und umsatzsteuerrechtlich unangreifbar sein. Um sich Ping-Pong-Korrespondenz zu ersparen, stellen Sie auf Gutschrift um. Das gilt insbesondere bei dauerhaften Beziehungen und wiederkehrenden Leistungen. § 14 Abs. 2 UStG macht´s möglich. Die Gutschrift ist dasselbe wie eine Rechnung. Nur, dass Sie sie für Ihren Dienstleister ausstellen.

Ihr Vorteil: Es ist alles drin, was man für´s Finanzamt braucht

Für die Honorarabrechnung per Gutschrift braucht es nur das Einverständnis Ihres Dienstleisters. Das geht mündlich oder per E-Mail, es ist kein groβer Akt. Wenn der Auftragnehmer einmal nicht einverstanden ist, kann er widersprechen. Für Sie aber wichtig: Ihre Gutschrift enthält dann alles, was sie braucht, um vor dem Fiskus als Rechnung akzeptiert zu werden.

Gesetz als Spickzettel nehmen

§ 14 UStG den Vorteil, dass Sie ihn ohne teure Berater als Bedienungsanleitung verwenden können. Abs. 4 sagt Ihnen alles, was Sie zur Erstellung der Rechnung oder Gutschrift brauchen. Weiterer Vorteil: Der Katalog ist ausreichend für alle Steuerarten. Ob Einkommen-, Körperschafts-, Gewerbe-, oder Umsatzsteuer: Sie machen stets alles richtig bei Rechnung und Gutschrift, wenn Sie dieser "Anleitung" folgen. Bei www.gesetze-im-internet.de finden Sie dazu immer die aktuelle Version. Rechtsanwalt oder Steuerberater benötigen Sie dafür nicht.

Kuriosität 1: Reverse Charge bei der Umsatzsteuer

Konkret: Wenn Ihnen Ihr ukrainischer Lohnbuchalter eine Rechnung schickt, schreibt er keine Mehrwertsteuer auf. Das ist auch korrekt. Es gilt auch, wenn Sie die Gutschrift für ihn machen. Aber dennoch muss diese Abrechnung ins deutsche Umsatzsteuersystem passen. Käme die Rechnung von einem deutschen Anbieter, enthielte sie Umsatzsteuer. Das wäre bei Ihnen Vorsteuer, die Sie abziehen können.

Also setzen Sie – am besten mit einem Leerraum-Stempel – den deutschen gesetzlichen Umsatzsteuerbetrag auf die Gutschrift. Das kann im Stempelfeld ohne Weiteres handschriftlich sein. Nur bitte auβerhalb des Rechnungs- (oder Gutschrifts-) Textflusses. Damit haben Sie ein Zwillingskind erschaffen.

Die "eingestempelte" Umsatzsteuer wird sofort Ihre Vorsteuer

Bei der nächsten Umsatzsteuer-Voranmeldung müssen Sie den Betrag als Umsatzsteuer erklären. So, als hätten Sie ihn selbst auf einer Ausgangsrechnung ausgewiesen. Sie übernehmen damit die Erklärungspflichten Ihres Dienstleisters. In derselben Voranmeldung tragen Sie denselben Betrag auch als Ihre Vorsteuer ein. Das hat keinerlei monetäre Auswirkung für Sie als voll Vorsteuerabzugsberechtigten.

Anders lassen sich im insgesamt Umsatzsteuersystem die Ketten nicht schlieβen. Jede Leistungskette hat auf Unternehmerebene Vorsteuer – Umsatzsteuer. Sie endet erst beim Endverbraucher. In Ihrer Gutschrift müssen Sie das für Ihren Dienstleister mitübernehmen. Und dann sind Sie wieder auf Kurs: Ihr Vorsteuerabzug ist rechtlich gesichert.

Der Sinn der Sache: Marktgerechtigkeit

Hinter all dem steckt ein nobler Gerechtigkeitsgedanke. Wenn etwas in Deutschland angeboten wird, gilt immer der deutsche Umsatzsteuersatz! Dänen oder Schweden brauchen sich nicht zu fürchten. Osteuropäer können wiederum nicht zu früh frohlocken. Jedes Angebot nach Deutschland unterliegt so dem deutschen Umsatzsteuersatz. Das beseitigt mehrwertsteuerliche Marktschranken.

In Ausnahmefällen hat das sogar monetäre Auswirkungen. Manche Unternehmen sind nicht voll vorsteuerabzugsberechtigt. Banken und Vermieter gemischt genutzter Immobilien zum Beispiel. Diese erklären die Umsatzsteuer des Dienstleisters wie beschrieben. Sie können aber nur nur einen Teil als Vorsteuer ansetzen. Dieser Teil ergibt sich aus ihrem individuellen Aufteilungsschlüssel. So hat der Staat sogar stattliche Einnahmen aus dem Reverse-Charge-System. Daher ist er daran nicht nur formalistisch interessiert.

Kuriosität 2: Eine einkommensteuerliche Abgeltungssteuer

Wäre Ihr ukrainischer Lohnsteuerhelfer in Deutschland, würde er deutsche Einkommensteuer zahlen. So erstmal scheinbar nicht. Doch so gnädig ist der deutsche Fiskus nicht. In §§ 49 EStG ff. wird der Dienstleister zu einer Abgeltungssteuer herangezogen. Und erneut sind Sie betroffen! Denn Sie müssen diese Abgeltungssteuer einbehalten und an das Bundeszentralamt für Steuern überweisen. Für unseren Lohnbuchhalter sind das 15%. Vorteil: Sie sind raus aus jedem Verdacht, und die (eventuelle) deutsche Steuerpflicht des ausländischen Dienstleisters ist abgegolten.

Ihr Dienstleister MUSS das alles nicht

Das Stichwort ist hier die sogenannte „beschränkte Steuerpflicht“. Sie scheint immer für Menschen zu gelten, die keinen Wohnsitz in Deutschland haben. So ist es aber nicht. Ihr Dienstleister kann sich in Deutschland registrieren lassen. Das heiβt, er muβ alle Steuerpflichten erfüllen so wie Sie: Erklärungen, Voranmeldungen, Rechnungspflichten. Dann weist er auch deutsche Umsatzsteuer aus, beziehungsweise Sie in Ihrer Gutschrift im Textfluss ohne Stempel. Dann versteuert er auch sein Einkommen selbst in Deutschland, nicht Sie per Abgeltung.

Das möchten zwar viele Dienstleister im Ausland nun gerade nicht. Bei einer dauerhaften Geschäftsbeziehung kommen Sie aber nicht drumherum, einmal nachzufragen. Es kann ja gute Gründe geben, in Deutschland registriert zu sein.

Doppelbesteuerungsabkommen können wieder alles anders aussehen lassen

Die allermeisten Staaten haben miteinander Doppelbesteuerungsabkommen. Diese sollen verhindern, dass dieselbe Leistung hier und auch da doppelt belastet wird. Das kann auch für Sie und Ihren Dienstleister eine Rolle spielen. Nicht unbedingt bei der Rechnungsstellung, aber bei der Preisfindung. Deswegen werden wir darauf bei Gelegenheit zurückkommen.