Tipps für Logistik-Ausschreibungen

Im Einkauf wird Geld verschenkt, wenn die Warengruppe Frachten vernachlässigt wird. Das Problem: Viele Parameter und Zuschläge erschweren Rechnungs-Checks. Die Folge: Oft wird gar nicht geprüft. Das Ergebnis: Suboptimal, denn mangelnde Transparenz führt zu unprofessionellen Ausschreibungen. Die Aufgabe: Der Einkauf sollte den Geldwert der von Logistikern abgerechneten Leistungen aus dem ERP-System herausfiltern können. 

Viele Parameter 

Schwieriger ist es, diese Leistungen zu spezifizieren. Es reicht nicht, den Preis je Preismengeneinheit als einzigen Parameter zu sehen. Das Ganze ist viel komplexer! Stichworte: Straße, Luft, See, Bahn, Vollladungs-/Teilladungsverkehr, Stückgut, Vor-/Nachlauf, Verzollung, Incoterms, Spezialitäten (Rundläufe, Milk Runs, Langguttransporte, Kombi-Verkehre), KEP, Abgaben, Qualität.

Wer Frachten ausschreiben will, muss im Vorfeld z.B. analysieren: Gewichte, Volumen, Anzahl Be- und Entladepunkte mit Equipment, Sendungslaufzeit, spezielle Anforderungen (wie Temperaturen). Und wie sehen die Kostenstrukturen der wichtigsten Lieferanten aus? Wie kalkulieren sie was? Wo nehmen sie Aufschläge? Was gibt der Markt her?

Stolpersteine

Zu analysieren sind auch Stolpersteine wie Dieselfloater und Maut. Gibt es das Einkaufsvolumen her, sollte sich der Dieselfloater am realen Kostenanteil des Diesels ausrichten, sagen uns die Kostenexerten der GMVK (Essen). Dieser ist bei Komplettladungen größer als bei Stückgut; dort verwässert  der Handlingskostenanteil die Treibstoffkosten stärker. Wichtig ist eine transparente Quelle für den Dieselfloater und eine Kostenanpassung einmal im Quartal (in beide Richtungen). GMVK rät davon ab, nur auf Erhöhungen der Preise abzuzielen. Genau das aber wird oft von „renommierten Dienstleistern“ propagiert.

• Bei der Maut sollte eine Km-genaue Abrechnung bei Vollladungsverkehren erfolgen.
• Bei Stückgut prüfen: Stehen Mautbeträge im Verhältnis zum Anteil an der Ladefläche, den man selbst beansprucht?

Potenziale erkennen 

Das alles lässt sich nur mit Hilfe (externer) Experten recherchieren. Ohne Software kann der Einkauf nicht systematisch erheben, ob Dienstleister vertragsgemäß abrechnen. Dami sich das rechnet, sollte das das Frachteneinkaufsvolumen möglichst > 1 Mio. Euro sein. Dann lassen sich meist zwischen 50.000 und 100.000 EUR Kostensenkung realisieren. Eine Software plus Implementierung kostet einmalig ca. 30.000 EUR. Der dauerhafte Betrieb in Folgejahren liegt bei 500 Euro/Monat. Da Falschabrechnungen häufig bei 3 bis 5% liegen, ein gutes Geschäft.

GMVK setzt u.a. dafür Business-Intelligence-Technologie ein. Die zeigt gnadenlos, was bisher verschenkt wurde – nennt vor allem aber Potenziale.