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Unterschiede bei der Führung von Personalakten?

DSGVO begründet nicht Schreddern von manuell geführten Personalakten

Ein Stapel Dokumente. Copyright: Pexels
Verwirrung auf der ganzen Linie bei den Personalakten. Gibt es wirklich Unterschiede, wenn Firmen ihre Personalakten digital oder zwischen zwei Aktendeckeln führen? Das Landesarbeitsgericht (LAG) Niedersachsen sagt überraschend ja und wendet sich damit gegen die bisherige Rechtsprechung.

Die DSGVO führt bei Personalakten, die in Papierform geführt werden, nicht zum Anspruch des Arbeitnehmers, alle Unterlagen (inklusive Abmahnungen) nach Ende des Arbeitsverhältnisses zu vernichten. Das entschied überraschend das LAG Niedersachsen. In Papierform geführte Personalakten sind demnach vom Regelungsbereich der DSGVO und des BDSG nicht erfasst. 

Im Zusammenhang mit einem Kündigungsrechtsstreit forderte eine ehemalige Mitarbeiterin die Entfernung von Abmahnungen aus der Personalakte. Denn nach Beendigung des Rechtsstreits seien die vorliegenden Daten nicht mehr notwendig und es bestehe ein Recht auf Vergessenwerden. 

Bundesarbeitsgericht muss Klarheit schaffen

Die Klägerin ist der Ansicht, dass Art. 88 DSGVO und  § 26 BDSG einschlägig seien. Personenbezogene Daten wie die in der Personalakte – also auch die Abmahnungen – dürften nur zum Zweck der Begründung, Durchführung oder Beendigung eines Arbeitsverhältnisses gespeichert werden. Das Arbeitsverhältnis sei zwischenzeitlich beendet und die Firma daher nicht berechtigt, weiterhin die Daten vorzuhalten. 

Dieser Argumentation folgte das LAG nicht. In Art. 2 Abs.1 und Art. 4 Nr. 6 DSGVO sei nur von Dateisystemen die Rede. Da Papierakten nicht in den Anwendungsbereich der DSGVO fallen, laufe der Art. 17 DSGVO mit seinem Löschanspruch „leer“. Das hatte allerdings das LAG Sachsen-Anhalt noch anders gesehen. Es ist deshalb gut, dass eine Revison vom Bundesarbeitsgericht (BAG) möglich ist. 

Fazit: Der Datenschutz erfordert keine Vernichtung händisch geführter Personalakten (in Papierform).

Urteile: LAG Niedersachsen vom 4.5.2021, Az.: 11 Sa 1180/20, anders: LAG Sachsen-Anhalt vom 23.11.2018, Az.: 5 Sa 7/17

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