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Systemwildwuchs bremst Effizienz

Buchhaltung, Personalabteilung und Einkauf zu Digitalisierungsvorreitern machen

Laptop und Unterlagen mit Finanzdaten auf einem Tisch © miztanya / stock.adobe.com
Immer mehr Unternehmen stehen am Scheideweg: Sollen sie administrative Aufgaben auslagern oder bestehende Strukturen weiterentwickeln? Dabei sollten Personalabteilung, Buchhaltung und Co. nicht vorschnell an externe Dienstleister gegeben werden. Richtig modernisiert, können sie sich sogar als Innovations-Booster erweisen.

Global Business Services (GBS) sind ein wichtiger Treiber für die Digitalisierung internationaler Konzerne. GBS bündeln administrative Funktionen wie Buchhaltung, Personalwesen, Einkauf usw. in einer zentralen und digital-modernen Einheit. Die regionalen Filialen des Konzerns berichten an diese Einheit. Das schafft konzernintern gemeinsame Standards, schiebt „Systemwildwuchs“ einen Riegel vor und ermöglicht ein effizientes Auslesen von Daten, etwa für Finanz- oder Nachhaltigkeitsberichte. Im Idealfall ist die digitale Benutzeroberfläche der GBS-Einheit die betriebsinterne „Everything-Plattform“.

Damit sind GBS ein Gegenmodell zur Auslagerungstendenz administrativer Prozesse. Outsourcing ist für Unternehmen interessant, deren Service-Abteilungen nicht mehr mit den Anforderungen gewachsener Konzernstrukturen zurechtkommen. GBS bauen stattdessen Kompetenzen „inhouse“ auf. Unternehmen können dann auf vertraute Strukturen und damit versierte Mitarbeiter aufbauen.

Erfolgskriterien von GBS-Systemen

Für die erfolgreiche Implementation von GBS gibt es klare Erfolgskriterien. Die hat die Unternehmensberatung Ernst & Young (EY) bei einer Befragung von 90 Unternehmen eruiert. Zentrale Erkenntnis: Die GBS-Einheit sollte eine klare Zielvorgabe haben (z.B. Effizienzsteigerung). In den Unternehmen mit den am besten funktionierenden GBS-Strukturen beobachtete EY, dass die GBS-Leitung einen Platz im Vorstand hatte. Zudem sollte den Angestellten der Zweck der GBS-Einheit klar kommuniziert werden.

Aus Gesprächen mit Unternehmern über deren unternehmerischen Praxis kennen FUCHSBRIEFE die Tücken solcher Systeme. Wenn ein internationaler Konzern für die Urlaubsbuchung, Reiseabrechnung, Personalgewinnung oder Whistleblowing jeweils eigene Systeme einsetzt, mögen diese konzernweit einheitlich sein, sollten aber auch auf einer einzigen Plattform liegen. Zu beachten sind auch praktische Probleme wie Benutzerfreundlichkeit oder Sprachbarrieren. Nicht jeder Angestellte spricht Englisch – gerade die älteren Mitarbeiter stehen hier oft vor Hürden. KI-gestützte Übersetzungsprogramme wie deepl.com können hier unterstützen.

Es gibt keine universalen Einheitslösungen

Der Aufbau solcher Systeme ist ein evolutiver Prozess. Kosten und Dauer bis zur Inbetriebnahme hängen von der Größe des Teams und der Größe des Unternehmens ab. Prinzipiell sollten Sie zuerst eine Bedarfsanalyse erstellen, die Ziele des GBS definieren und ein interdisziplinäres Team finden, das mit dem Aufbau des Systems betraut wird.

Fazit: Auslagern oder Modernisieren – das ist für viele Unternehmen die Frage. Outsourcing ist für viele Betriebe sicher der einfachere Weg. GBS hingegen können sich als langfristig wertvolle Investition erweisen, die die Digitalisierung des Unternehmens auf die nächste Stufe hebt. Das gilt insbesondere für größere Unternehmen.
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