Es geht nicht ohne Papierkram
Auch im Zeitalter der EDV müssen Sie bei Einstellungen noch Unterlagen auf Papier anfordern. Die Menge ist allerdings überschaubar.
Ab 2016 hat die Lohnsteuerkarte endgültig ausgedient. Dennoch müssen Sie von Ihren neuen Mitarbeitern Unterlagen auf Papier anfordern. Für das ELStaM-Verfahren – den Ersatz der Lohnsteuerkarte – benötigen Sie aber nur das Geburtsdatum, die steuerliche Identifikationsnummer und die Angabe, ob es sich um ein Haupt- oder um ein Nebenarbeitsverhältnis handelt. Vor Beschäftigungsbeginn muss Ihr Mitarbeiter Ihnen den Sozialversicherungsausweis vorlegen. Nachdem Sie die Rentenversicherungsnummer dokumentiert und eine Ausweiskopie angefertigt haben, müssen Sie den Sozialversicherungsausweis zurückgeben. Er gehört Ihrem Arbeitnehmer. Der frühere Arbeitgeber muss im Kalenderjahr gewährten und abgegoltenen Urlaub bescheinigen. Bereits genommene Urlaubsansprüche werden verrechnet. Haben Sie keine Daten erhalten, gehen Sie davon aus, dass es keinen Restanspruch gibt. Ihr neuer Mitarbeiter muss eine Mitgliedsbescheinigung seiner Krankenkasse vorlegen. Nur dann können Sie ihn bei der zuständigen Kasse anmelden und am Abzugsverfahren teilnehmen. Gibt es keine Vorlage, müssen Sie die Anmeldung bei der letzten ermittelten Krankenversicherung vornehmen. Ist sie nicht zu ermitteln, melden Sie den Mitarbeiter bei einer Krankenkasse Ihrer Wahl an.
Fazit: Ohne diese Unterlagen riskieren Sie bei einer Prüfung der Sozialversicherung oder der Steuerbehörden, dass Sie in den Verdacht der Schwarzbeschäftigung geraten.
