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Digitale Abrechnung im Personalwesen

Elektronische Entgeltabrechnung nur mit Zustimmung

Laptop. Copyright: Pexels
Viele Arbeitgeber sind dazu übergegangen, ihren Beschäftigten Entgeltabrechnungen in elektronischer Form zum Abruf bereitzustellen. Dabei gibt es aber ein Problem: Nicht alle Gesetze sind bereits im digitalen Zeitalter angekommen und behindern diese Initiativen ...

Arbeitgeber müssen bei genutzten Self-Service-Portalen zum Ausdruck der monatlichen Entgeltabrechnungen einen gesetzeskonformen Zugang gewährleisten. Deshalb ist es notwendig, dass der Arbeitnehmer zuvor ausdrücklich der elektronischen Übermittlung der Entgeltabrechnung zustimmt. Das fordert das Landesarbeitsgericht Hamm (LAG).

Geklagt hatte ein Fuhrparkmitarbeiter. Ihm war von seinem Arbeitgeber mitgeteilt worden, dass er seine Abrechnungen künftig nicht mehr in Papierform ausgehändigt bekommen würde. Stattdessen stellte er sie elektronisch und verschlüsselt in einem Online-Portal bereit. Nach einmaliger Anmeldung mit Passwortvergabe könnte der Beschäftigte die Dokumente daheim am PC abrufen oder an speziellen Stationen im Betrieb ausgedruckt bekommen. 

Gesetze kreativ auslegen

Gewerbeordnung (GwO) und auch das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) tun sich aber ausgesprochen schwer mit dieser digitalen Variante der Datenübermittlung. Das LAG konnte deshalb nur feststellen, dass die “bloße Zurverfügungstellung” des Payslips in elektronischer Form noch “keine Erfüllung der Pflicht zur Erteilung einer Lohnabrechnung“ sei. 

Um aber trotzdem der Personalverwaltung einen Weg ins digitale Zeitalter zu zeigen, verwies das Gericht auf die Möglichkeit der Einzelvereinbarung. Bei Self-Service-Portalen sei ein gesetzeskonformer Übermittlung der Abrechnung dann möglich, wenn der Arbeitnehmer zuvor ausdrücklich der elektronischen Variante der Entgeltabrechnung zugestimmt habe.

Fazit: Nutzt der Arbeitgeber eine elektronischer Entgeltabrechnung zum Selbstabruf, muss der Arbeitnehmer vorab zustimmen.

Urteil: LAG Hamm vom 23.9.2021, Az.: 2 Sa 179/21

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